QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA SẮM

Quản lý kế hoạch mua sắm là một trong những tính năng của phần mềm Quản lý tài sản gAMSPro

Việc lập kế hoạch mua sắm là cần thiết để duy trì ổn định hoạt động của các bộ phận, phòng ban, chi nhánh và tạo tiền đề cho các hoạt động kinh doanh, phát triển của doanh nghiệp.

Có kế hoạch cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu chi phí trong khâu mua sắm.

Để có được một kế hoạch mua sắm tốt, người đề xuất kế hoạch sẽ cần có nhiều các thông tin đầu vào như sau:

Giao diện “Báo cáo tài sản cố định tại đơn vị”

1. Cần mua sắm những gì? Mua bao nhiêu?

Nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp sẽ bao gồm mua thêm và mua thay thế tài sản, công cụ lao động. Để có căn cứ ra quyết định sẽ mua sắm những gì, người dùng cần nắm được chi tiết tình hình sử dụng tài sản.

Sử dụng phần mềm gAMSPro giúp người dùng có được các báo cáo quản lý tài sản như:

Danh sách tài sản cố định (TSCĐ) tại đơn vị
Danh sách công cụ lao động (CCLĐ) tại đơn vị
Danh sách TSCĐ đề xuất thanh lý
Danh sách CCLĐ đề xuất thanh lý
Tổng hợp kiểm kê
Tình hình sử dụng TSCĐ tại đơn vị
Danh sách xe
…

Nhờ các báo cáo chi tiết này, người dùng sẽ nhanh chóng lên được danh sách các tài sản, công cụ lao động cần mua và số lượng bao nhiêu cho bộ phận của mình.

2. Mua khi nào?

Thời gian dự định mua sắm cũng là một yếu tố quan trọng. Vì không thể cùng lúc mua sắm hết tất cả, mà cần được phân chia hợp lý thời gian để đảm bảo tối ưu chi phí.

Thời gian mua có thể dựa trên khấu hao tài sản, trên kế hoạch phát triển của bộ phận.

3. Giá cả

Giá mua tài sản/công cụ lao động người lập kế hoạch có thể lấy từ báo giá của các nhà cung cấp.

Để đảm bảo hoạt động ổn định, người dùng cần chọn lựa được những nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chí như chất lượng, giá cả.

Phân hệ quản lý nhà cung cấp trong phần mềm gAMSPro cho phép người dùng xem lại điểm đánh giá nhà cung cấp cũ.

Điểm này được tổng hợp trên nhiều mục như chất lượng giao hàng, sửa chữa, bảo hành…

Việc đánh giá nhà cung cấp được thực hiện theo đợt, người dùng có thể tra cứu theo thời gian, để đảm bảo thông tin về nhà cung cấp là mới nhất.

4. Quản lý kế hoạch mua sắm

Các đơn vị, các cấp đề xuất nhu cầu mua sắm từ cấp thấp lên cao để tổng hợp lên đơn vị quản lý tổng về nhu cầu mua sắm của từng đơn vị.

Kế hoạch mua sắm được đề xuất chi tiết đến từng hạng mục hàng hóa, thời điểm theo từng tháng, số lượng và giá trị kế hoạch:

Thời gian thực hiện
Tên sản phẩm
Đơn giá
Số lượng
Tổng kinh phí

Hội đồng đầu tư hoặc Ban phụ trách kế hoạch tổ chức xem xét phê duyệt và phê duyệt kế hoạch mua sắm cho cả năm sau cho từng đơn vị. Từ đó từng đơn vị chủ động thực hiện mua sắm trong năm tiếp theo.

Dựa trên kế hoạch mua sắm này, phần mềm cho phép theo dõi được việc tổ chức mua sắm trong năm, trong kỳ đạt bao nhiêu % kế hoạch theo số lượng và ngân sách; theo dõi được tỉ lệ mua sắm bao nhiêu % trong kế hoạch và ngoài kế hoạch.

5. Quản lý mở rộng

Bên cạnh chức năng quản lý kế hoạch mua sắm, phân hệ “Quản lý kế hoạch” của phần mềm quản lý tài sản gAMSPro còn có những chức năng quản lý kế hoạch khác, bao gồm:

Quản lý kế hoạch thanh lý:

Có kế hoạch thanh lý cụ thể, công ty sẽ nhìn thấy rõ tình trạng tài sản của mình trong năm tới để dự trù cho kế hoạch mua sắm được chính xác đầy đủ hơn.

Bởi vì nếu không có kế hoạch thì việc tổ chức thực hiện thanh lý trong năm sẽ diễn ra rối rắm và không có định hướng cụ thể, gây mất cân đối giữa việc thanh lý và mua sắm. Từ đó dẫn đến công ty hoạt động với cơ sở vật chất không đảm bảo phát huy hết công năng, hiệu suất của nguồn lực lao động.

Việc lập kế hoạch này chỉ có trụ sở chính, văn phòng khu vực, chi nhánh thực hiện lập kế hoạch (theo phân quyền). Các chi nhánh sẽ thực hiện lập kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc chi nhánh mình quản lý.