QUẢN LÝ MUA SẮM

Phần mềm cho phép kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động mua hàng, giảm thiểu được sai sót, tránh lãng phí

Sau bước lập kế hoạch, thì “Quản lý mua sắm” là tính năng tiếp theo của phần mềm quản lý tài sản gAMSPro. Cụ thể, gAMSPro cho phép người dùng mua sắm theo dạng hợp đồng thầu hoặc dưới dạng hợp đồng mua lẻ.

Hợp đồng thầu:

Được áp dụng cho những tài sản mua với số lượng lớn hoặc có giá trị cao. Thông qua hợp đồng thầu, doanh nghiệp sẽ tìm ra được nhà cung cấp tốt nhất, đáp ứng được các tiêu chí doanh nghiệp đề ra.

Phần mềm gAMSPro cho phép quản lý từ tạo dự án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu, đi đến ký hợp đồng, gọi hàng (PO) và thực hiện thanh toán giao nhận hàng.

Hợp đồng mua lẻ:

Ngược lại, với những tài sản thông thường, công cụ lao động, người dùng chỉ cần tạo phiếu gọi hàng (PO) mà không cần thông qua việc tạo dự án, hồ sơ thầu cũng như hợp đồng gọi hàng.

Các bước quản lý mua hàng thông qua thầu

1. Quản lý dự án

Khi thực hiện mua sắm tài sản, Doanh nghiệp cần theo dõi việc mua sắm này dựa trên những dự án trong năm.

Ví dụ: Doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm thiết bị cho hệ thống CNTT, trong đó có dự án mở rộng phòng Kỹ thuật, khi đó người dùng cần tạo dự án là “mở rộng phòng Kỹ thuật”.

Phần mềm còn hỗ trợ cập nhật thông tin dự án có liên quan đến gói mua sắm. Mục đích của chức năng này cho phép người dùng có thể thống kê các chi phí sử dụng của một dự án nào đó.

2. Quản lý hồ sơ thầu

Hồ sơ thầu có thể thực hiện thông qua đấu thầu hay chỉ định thầu. Phần mềm chỉ quản lý và theo dõi thông tin hồ sơ thầu.

3. Quản lý hợp đồng

Căn cứ gói thầu đã thiết lập, phần mềm cho phép cập nhật thông tin hợp đồng kinh tế đối với từng gói thầu. Dựa trên các phiếu gọi hàng phần mềm sẽ tự động cập nhật giá trị thực hiện của từng gói thầu.

Lưu ý: việc theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, các văn bản pháp lý của hợp đồng, trách nhiệm đơn vị thực hiện hợp đồng, bảo lãnh hợp đồng và quy trình xét duyệt khác không nằm trong phạm vi phần mềm này.

Sau khi đã có được các nhà thầu cho gói sản phẩm, phần mềm hỗ trợ người dùng cập nhật các thông tin liên quan đến hợp đồng.

Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi lập hợp đồng mua sắm vượt kế hoạch. Phần mềm chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các hợp đồng mua sắm vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những hợp đồng này.

Phần mềm cho phép trừ dần với số lượng đã phát sinh ở các PO để đối chiếu được với số còn lại của hợp đồng.

4. Quản lý phiếu gọi hàng (PO)

Căn cứ hợp đồng đã lập, phần mềm cho phép thiết lập từng phiếu gọi hàng riêng lẻ, mỗi phiếu gọi hàng phải tham chiếu đến một hợp đồng và kế hoạch đã lập của từng đơn vị.

Các bước quản lý khi mua lẻ

Đối với các đơn hàng mua lẻ không nằm trong hợp đồng, phần mềm cho phép các đơn vị tạo phiếu gọi hàng (PO). Tuy nhiên, các phiếu gọi hàng này cũng phải tham chiếu đến kế hoạch đã lập trước đó của từng đơn vị.

Phần mềm cho phép cập nhật quá trình thanh toán / tiến độ giao hàng / tình trạng hóa đơn cho mỗi đơn hàng.

Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi gọi hàng vượt kế hoạch, mà chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các phiếu gọi hàng vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật theo tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những phiếu gọi hàng này.

Lưu ý: Phần mềm không quản lý và theo dõi quy trình gọi hàng, giao nhận hàng, chất lượng hàng.

Bên cạnh chức năng quản lý phiếu gọi hàng (PO), phần mềm còn trang bị thêm nhiều chức năng phục vụ khác như: