Khi rủi ro được giảm thiểu một cách triệt để thì doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng trì trệ, tăng ngân sách ngoài ý muốn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Rủi ro luôn là vấn đề hàng đầu trong tâm trí của những nhà quản lý. Bất kỳ nhà quản lý nào cũng dành hàng giờ để nhận biết, hiểu và cố gắng kiểm soát các rủi ro phát sinh. Tuy nhiên, với số lượng lớn các dự án phức tạp được triển khai kèm theo số lượng quy định được gia tăng, và sự ràng buộc của các cổ đông, nhà đầu tư, nguồn rủi ro vì vậy sẽ tăng theo cấp số nhân.
Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần làm mọi cách trong quyền hạn để giảm thiểu những rủi ro mà họ hoàn toàn có thể kiểm soát. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung tối đa nguồn lực để giải quyết các phát sinh bất ngờ trong quá trình vận hành. Khi rủi ro được giảm thiểu một cách triệt để thì doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng trì trệ, tăng ngân sách ngoài ý muốn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Dưới đây là 7 rủi ro có thể phòng tránh khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp.
Nguồn rủi ro về chi phí dễ phát hiện nhưng rất khó để khắc phục. Việc kiểm soát chi phí không tốt có thể dẫn đến sự sập đổ của toàn bộ hệ thống. Có rất nhiều lý do dẫn đến việc nhà quản lý không thể có sự đánh giá chính xác về chi phí.
Một trong những cách tốt nhất để để đánh giá chi phí trong tương lai là sử dụng dữ liệu về chi phí ở quá khứ. Thật không may, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức không thể nắm bắt được các chi phí quá khứ để sử dụng trong việc đánh giá chi phí ở tương lai.
Một hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được những chi phí quá khứ, trong đó có cả một số chi phí khó nắm bắt như: thiết bị, chi phí bảo trì, nhà cung cấp,…. Cũng quan trọng như việc nắm bắt dữ liệu, một hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp sẽ cung cấp một loạt các báo cáo để giúp nhà quản lý kiểm soát hệ thống và lấy dữ liệu cần thiết ở định dạng phù hợp với mục đích sử dụng.
Không có gì có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp nhanh hơn là sự thay đổi trong kế hoạch. Một thay đổi không mong muốn có thể gây ra ảnh hưởng kép đến nguồn ngân sách và danh tiếng của doanh nghiệp.
Một nguyên nhân phổ biến gây ra sự chậm trễ kế hoạch là sự hư hỏng của các tài sản, công cụ lao động chính. Rất nhiều người nghĩ rằng đây là một phần vốn có của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên với tình trạng cạnh tranh khốc nghiệt trên thị trường hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp hiện đang thực hiện rất nhiều biện pháp để khắc phục tình trạng này. Đây thực sự là một ví dụ điển hình cho câu nói, một đồng phòng tránh đáng giá mười đồng sửa chữa.
Bằng việc sử dụng hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp nhà quản lý có thể yên tâm rằng tất cả các tài sản cố định và công cụ lao động sẽ được bảo trì đúng cách. Hơn nữa, bằng cách tận dụng những tiến bộ gần đây trong việc dự đoán trong công tác bảo trì, bạn có thể nắm bắt trước tất cả các vấn đề hỏng hóc trước khi chúng tác động đến doanh nghiệp. Việc bảo trì trên kế hoạch đã được tính toán kỹ lưỡng luôn tốt hơn là việc xáo trộn không cần thiết trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Việc tạo nên một môi trường làm việc an toàn là vô cùng quan trọng. Một sự cố ảnh hưởng đến an toàn trong quá trình hoạt động không chỉ ảnh hưởng ngắn hạn mà còn rất lâu dài, đặc biệt là danh tiếng của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp có thể giúp nhà quản lý giảm rủi ro về an toàn bằng việc lập kế hoạch hoạt động hiệu quả, xác định các mối nguy hại, cung cấp quyền và hướng dẫn an toàn, chỉ định quy trình khóa/ gắn thẻ và ủy quyền thiết bị bảo vệ.
Nhân viên sẽ phải đảm bảo các yếu tố an toàn bằng các thiết bị cầm tay cũng như báo cáo được phê duyệt, theo hướng dẫn của hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp. Các thủ tục đảm bảo sự an toàn được thực hiện tốt là hình thức bảo hiểm tốt nhất chống lại các rủi ro về an toàn.
Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là ở lĩnh vực sản xuất và thi công thì việc đảm bảo chất lượng sản phẩm là vô cùng quan trọng. Điều này nhằm đảm bảo danh tiếng của doanh nghiệp cũng như giúp tránh trường hợp phải sản xuất, thi công lại do không đáp ứng chất lượng.
Cách nhanh nhất để gặp vấn đề về chất lượng là sử dụng nhân viên được đào tạo không đúng cách và thiết bị bị bảo trì kém. Một hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp sẽ loại bỏ được rủi ro này bằng cách đảm bảo rằng tài sản, công cụ lao động của doanh nghiệp ở trạng thái tốt nhất, vận hành đúng quy trình và được sử dụng bởi nhân viên có trình độ. Đừng mạo hiểm chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp chỉ bởi vì bạn không thể theo dõi những thông tin này dù ở cấp độ dự án hay doanh nghiệp.
Bản chất của doanh nghiệp tốt là sử dụng đúng người, đúng thiết bị, đúng địa điểm và thời điểm. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đây thường không phải là vấn đề nổi cộm. Tuy nhiên, đối với công ty vừa và nhỏ, đây chính là cuộc đấu tranh với các nguồn lực xung đột trên toàn doanh nghiệp. Hầu hết mọi người không nhận ra rằng sự dự trữ tài nguyên là một trong những tính năng chính ở hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp. Chức năng này cho phép nhân viên được cấp phép có thể xem nguồn tài nguyên của doanh nghiệp. Là một nhà quản lý, bạn có thể chắc chắn nhận được những gì bạn đã được hứa sẽ được nhận.
Một doanh nghiệp lớn chắc chắc phải sử dụng rất nhiều hệ thống công nghệ thông tin khác nhau; không giới hạn là chỉ ở xung quanh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là một người quản lý, bạn cần đảm bảo rằng hệ thống này sẽ tương thích được với hệ thống khác, tốt nhất là bằng các phương pháp tự động. Do đó, doanh nghiệp sẽ không cần nhiều thời gian để chuyển dữ liệu. Một hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp sẽ có các công cụ tích hợp để đảm bảo doanh nghiệp sẽ được kết nối với các hệ thống công nghệ thông tin khác đang được vận hành.
Luôn tồn tại nguy cơ rất lớn mà ở đó thông tin bị tắc nghẽn và các thông tin quan trọng không được chuyển đi. Chỉ sử dụng email đơn thuần sẽ không đủ để đáp ứng nhiệm vụ truyền thông tin trong một môi trường năng động và nhiều biến đổi.
Hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp tích hợp đầy đủ các chức năng trên di động, cũng như tác động trực quan để có thể nâng cao tốc độ và tính liên kết của doanh nghiệp. Đừng để việc truyền thông tin kém ảnh hưởng đến sự quản trị trong doanh nghiệp.
Không có một cách nào có thể loại bỏ triệt để tất cả các rủi ro của doanh nghiệp. Nhà quản lý thông minh sẽ loại bỏ được các rủi ro trong tầm kiểm soát, để có thể tập trung giải quyết các rủi rỏ phát sinh bất ngờ.
Nếu doanh nghiệp không sử dụng hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp để loại bỏ yếu tố này, thì công việc của nhà quản trị sẽ trở nên cực kì khó khăn, đồng thời làm giảm tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nhà quản lý khi không có hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp sẽ cảm thấy rất “nóng” nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động. Và đã đến lúc giải quyết những vấn đề này tại cấp độ doanh nghiệp vừa và lớn. Mặc dù những nhà quản lý đều rất tài năng và đầy kinh nghiệm, nhưng họ không thể làm tất cả mọi việc đơn độc.
Tác giả: Phillip Bragg, chuyên gia quản lý tài sản
