Trong doanh nghiệp có ít nhất 3 bộ phận đồng thời phụ trách quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC). Điều này đồng nghĩa với việc một số lượng lớn nhân sự tham gia vào các khâu trong quy trình quản lý tài sản cố định dẫn đến những bất đồng về cách quản lý và lãng phí nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ và CCDC có thể góp phần rút gọn số lượng nhân sự cũng như giảm bớt các bước trong quy trình quản lý. Nhờ đó tinh giản được bộ máy nhân sự quản lý tài sản, tiết kiệm chi phí nhân lực cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Tối thiểu hóa chi phí kinh doanh sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các bộ phận phụ trách quy trình quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
Đối với những doanh nghiệp đang quản lý tài sản theo phương pháp truyền thống, có ít nhất 3 bộ phận cùng tham gia một quy trình phụ trong quy trình quản lý TSCĐ & CCDC. Các quy trình phụ bắt đầu từ bước ra quyết định mua sắm, thu mua, sử dụng và quản lý hiện trạng cho đến kiểm kê, thanh lý. Các bộ phận chịu trách nhiệm trong quy trình quản lý tài sản cố định gồm:
vào sử dụng.
Những tình trạng bất cập đang diễn ra trong bộ máy quản lý
Khi các quy trình quản lý có sự đồng thời tham gia của rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, song những cơ sở dữ liệu của tài sản lại không được quy về một cơ sở dữ liệu chung sẽ dẫn đến các vấn đề bất cập như sau:
Với tình trạng quản lý thủ công kéo dài, mỗi doanh nghiệp hằng năm đều sẽ lãng phí một phần thời gian và chi phí cho nhân lực. Chưa kể, mô hình và quy trình quản lý TSCĐ & CCDC này vẫn chưa thể hiện được sự chặt chẽ và tính hiệu quả trong khai thác sử dụng TSCĐ & CCDC.
Nếu mô hình quản lý giúp tinh giản được nhân sự cho bộ máy quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều nhân lực, vật lực, hoàn toàn có lợi cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ & CCDC
Tất cả những gì một doanh nghiệp cần để quản lý tài sản cố định và vật tư hiệu quả hơn, đó là một mô hình mang tính minh bạch cao, có thể tạo ra được một cơ sở dữ liệu chung mang tính đồng nhất. Cơ sở dữ liệu này cần có sự tham gia đóng góp công khai của tất cả các bộ phận liên quan dưới sự giám sát và phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Nắm bắt được nhu cầu đó, phần mềm gAMSPro được Gsoft phát triển để phục vụ hiệu quả nhất cho mô hình quản lý tài sản và công cụ lao động của một doanh nghiệp.
Xem thêm: Phần mềm gAMSPro quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp và chuyên sâu
Phần mềm gAMSPro được thiết kế để cung cấp cho doanh nghiệp chính xác những gì họ cần để tối ưu mô hình quản lý tài sản. Với 14 phân hệ được thiết lập linh hoạt, mỗi tổ hợp phân hệ sẽ phù hợp với từng loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau từ lớn cho đến vừa và nhỏ ở nhiều ngành nghề khác nhau. Phần mềm mang đến cho bạn giải pháp quản lý đồng thời một cơ sở dữ liệu chung của công ty, tương tác minh bạch với tất cả các bộ phận liên quan. Các tính năng đều hướng đến đồng nhất hóa, tổng thể hóa và quy chuẩn hóa.
Nhờ vào đó, bộ máy quản lý tài sản cố định của từng doanh nghiệp sẽ được tinh gọn và tiết kiệm thời gian tương tác của từng bộ phận với nhau. Vì tất cả quy trình đều được quy về tương tác thông qua phần mềm quản lý tài sản cố định.
Lợi ích doanh nghiệp có được từ việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản?
Nhờ sử dụng công nghệ đưa ra giải pháp quản lý tài sản, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong thời kỳ phát triển có thể quản lý tốt tài sản vật chất khi được sử dụng trong công ty hoặc được chuyển giao giữa các phòng ban. Không chỉ vậy, quản lý tốt còn giúp khai thác tối đa tiềm năng của mỗi loại tài sản.
Điều này mang đến tầm nhìn tốt hơn cho doanh nghiệp trong các dự toán về đầu tư tài sản vật chất hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, dễ dàng đưa ra quyết định, đồng thời bỏ đi các phương án trùng lặp tài nguyên không cần thiết.
Quản lý hiệu quả TSCĐ & CCDC giúp các bộ phận dễ dàng nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa, hiện trạng sử dụng của các TSCĐ & CCDC. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm còn loại bỏ sự sai sót trong sổ sách do bất đồng bộ số liệu ngay từ đầu.
Các hoạt động bảo trì, sửa chữa diễn ra định kỳ và liên tục với mức ngân sách cần được cân đối chặt chẽ. Vì thế việc quản lý bảo trì và sửa chữa dễ nhầm lẫn và sai sót nếu chỉ dựa vào các giấy tờ.
Phần mềm quản lý tài sản cố định và CCDC mang đến những nhắc nhở để đảm bảo lịch trình bảo trì, hạn chế người dùng phải tập trung quan tâm vào các vấn đề này. Nhờ đó quá trình quản lý bảo trì và sửa chữa được tự động và chuyên môn hóa.
Trong quá trình sử dụng tài sản cố định và công cụ dụng cụ vào việc kinh doanh sản xuất sẽ không thể tránh khỏi việc hư hỏng, mất mát các tài sản quan trọng. Việc luân chuyển các thiết bị, tài sản trong doanh nghiệp là thường xuyên và khó có số liệu thống kê chính xác nên dễ xảy ra sự tham ô hoặc mất mát không rõ nguyên nhân. Khi các số liệu về TSCĐ & CCDC đã được đồng bộ và minh bạch giữa tất cả phòng ban, các tài sản được định danh sẽ ngăn ngừa được các mất mát không rõ ràng.
Hiện nay có nhiều công ty đang hoạt động trong các ngành công nghiệp yêu cầu quy chuẩn rất chặt chẽ; do đó, các công ty này phải được trang bị các quy trình quy định để nắm bắt và báo cáo dữ liệu với đối tác, khách hàng để chứng minh sự tuân thủ.
Quản lý tài sản hiệu quả không chỉ giúp các doanh nghiệp duy trì được các yêu cầu về quy định như kiểm tra, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị mà khi kết hợp với giải pháp phần mềm quản lý tài sản toàn diện, chẳng hạn như phần mềm quản lý bảo trì, nó giúp tạo ra các bảng báo cáo chính xác và logic.
Nhiều công ty có thể tạo ra các báo cáo chi tiết chỉ trong vài phút, trong khi biên dịch cùng một dữ liệu bằng tay sẽ mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.
Tầm nhìn và sứ mệnh của Gsoft khi phát triển gAMSPro?
Mục tiêu cuối cùng mà Gsoft hướng đến khi phát triển gAMSPro đó là mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Khi không còn phải dành thời gian tập trung vào xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý tài sản, doanh nghiệp sẽ dồn tài chính và nhân lực để chăm sóc các khách hàng của họ.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang cần một giải pháp tinh gọn bộ máy quản lý, tiết kiệm và thời gian công sức thì hãy liên hệ ngay với Gsoft để được tư vấn các giải pháp công nghệ nâng tầm mô hình quản lý.
Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT
Tags: công cụ dụng cụ quản lý tài sản cố định tài sản cố định
