Trước khi tính đến chuyện tiết kiệm chi phí hay tạo ra lợi nhuận, bước đầu doanh nghiệp phải đầu tư và tiêu tốn rất nhiều kinh phí để đầu tư mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, đảm bảo đầy đủ trang thiết bị cơ sở vật chất, phương tiện lao động phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Chính vì vậy, việc tiết kiệm được càng nhiều chi phí đầu tư tài sản cố định – công cụ dụng cụ, chi phí vận hành, bảo trì sửa chữa trong quá trình khai thác sử dụng tài sản, đồng thời tăng hiệu quả đầu tư khai thác sử dụng tài sản nhằm nâng cao chỉ số ROA (Return of Asset) chính là giải pháp hữu hiệu để giúp lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên.
Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều quan tâm đến vấn đề này đặc biệt là những doanh nghiệp lớn như ngân hàng, bệnh viện, tổng công ty, tập đoàn, những đơn vị có nhiều chi nhánh trong phạm vi cả nước và nước ngoài, những doanh nghiệp đã niêm yết, những doanh nghiệp đã hoặc đang thực hiện cổ phần hoá khi mà mọi thông tin về đầu tư mua sắm tài sản, các chỉ số kinh doanh cần minh bạch, công khai và chịu sự kiểm soát của nhiều bên liên quan để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn trong trọng thái ổn định, phát triển và ít rủi ro nhất. Tuy nhiên, trong quá trình cải tiến hiệu quả đầu tư mua sắm và khai thác sử dụng tài sản cố định – công cụ dụng cụ, các doanh nghiệp cũng thường hay gặp phải một số khó khăn như sau.
Đầu tư không đúng dẫn đến lãng phí hoặc mất cân đối tài chính. Khi quyết định đầu tư thì căn cứ vào đâu để có quyết định đầu tư đúng.
Ví dụ: trong năm 2021, doanh nghiệp dự kiến đầu tư 100 chiếc xe ô tô để thay thế cho những xe đã đến thời hạn thanh lý và bổ sung cho nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh để cấp thêm cho các trưởng chi nhánh sẽ mở trong năm. Doanh nghiệp đang băn khoăn lựa chọn giữa hai dòng xe A và B.
Nếu lúc này doanh nghiệp có được thông tin tổng chi phí đầu tư cộng với khai thác vận hành bảo trì bảo dưỡng của 2 dòng xe trong vòng 5 năm đã sử dụng thì khả năng ra quyết định đầu tư dòng xe nào có thể sẽ dễ dàng hơn cho người ra quyết định.
Một số doanh nghiệp đang ghi nhận tài sản được kế thừa từ cả quá trình mua sắm và chỉ phát sinh mã và một số thông tin diễn giải hạch toán, thông tin bổ sung khi nhận tài sản từ nhà cung cấp với đầy đủ chứng từ. Từ đó theo dõi chung một hệ thống để đảm bảo thông tin tài sản cả lượng, trị và tình trạng tài sản luôn đồng nhất với nhau trong suốt quá trình sử dụng tài sản.
Có doanh nghiệp chỉ ghi nhận tài sản khi tài sản được nhận từ nhà cung cấp với đầy đủ chứng từ và nhập mới lại từ đầu vào hệ thống lưu trữ trong khi thông tin trước đó từ bộ phận mua sắm không được kế thừa lại.
Có đơn vị sau khi nhận tài sản, cả khối vận hành khai thác sử dụng tài sản (thông thường là khối hành chính hoặc bộ phận quản lý tài sản) và khối kế toán đều cùng thực hiện nhập liệu mới vào hai hệ thống lưu trữ khác nhau, với hai mã khác nhau và tiến hành theo dõi quản lý như hai đường thẳng song song. Vì thế khi cấp lãnh đạo cần xem báo cáo thì số liệu của hai bộ phận thường không khớp với nhau. Đó là chưa kể đến mọi tác nghiệp liên quan đến khai thác sử dụng tài sản không được ghi nhận lại lịch sử hoặc mỗi bên ghi nhận không đồng bộ thông tin và thời điểm làm cho số liệu trên sổ sách và thực tế không khớp với nhau.
Việc đảm bảo tài sản cố định – công cụ dụng cụ luôn trong tình trạng tốt đáp ứng được yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng cá nhân và đơn vị trong doanh nghiệp để năng suất lao động luôn được đảm bảo tốt nhất là cực kỳ quan trọng. Việc không nắm rõ tình trạng của tài sản để tuỳ theo từng thời điểm có số liệu thống kê, đánh giá nhằm đề xuất kế hoạch thanh lý tài sản để mua thay thế kịp thời tài sản phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh là một vấn đề mà đa số doanh nghiệp đang gặp phải. Đây cũng là việc các doanh nghiệp mong muốn cải tiến từng ngày, vì trong giai đoạn hiện nay năng suất lao động đang là một vấn đề quan tâm hàng đầu của toàn xã hội. Đây là điểm mấu chốt cho tất cả các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Thấu hiểu được những vấn đề khó khăn đó, Công ty phần mềm GSOFT chúng tôi đã phát triển hệ thống phần mềm mua sắm và quản lý tài sản tổng thể gAMSPro mang theo Sứ Mệnh cung cấp một giải pháp TỔNG THỂ về việc quản lý tại sản hiệu quả. Lợi ích phần mềm chúng tôi mang lại cho doanh nghiệp bao gồm
Quý khách hàng và doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm của chúng tôi, xin liên hệ theo hotline 0913.509.979 hoặc Email: contact@gsoft.com.vn
