Theo quy định của nhà nước, tài sản cố định (TSCĐ) trong công ty là những tài sản được dùng như tư liệu sản xuất, có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh với thời gian sử dụng trên 1 năm và công ty thu được lợi nhuận từ việc sử dụng tài sản đó. Nếu xây dựng được cách quản lý tài sản trong công ty hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng năng suất sử dụng TSCĐ.
Tài sản cố định chính là những tư liệu cho quá trình sản xuất
Xét về mặt hình thức, tài sản cố định được chia ra làm 3 loại:
Tài sản cố định được xem là bộ phận giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu của quá trình sản xuất. Vì thế nếu quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng, năng lực hoạt động. Hiểu được cách quản lý tài sản trong công ty còn giúp tiết kiệm chi phí và đưa ra các biện pháp giảm thiểu các tổn thất do việc hao mòn TSCĐ mang lại.
Để quản lý được tài sản cố định trong công ty cần có một quy trình cụ thể và khoa học. Quy trình quản lý tài sản cố định bao gồm các hoạt động:
Thanh lý tài sản cố định: thông thường các TSCĐ hư hỏng không thể sửa chữa hoặc lỗi thời, hoạt động không hiệu quả có thể đem đi thanh lý.
Xây dựng được cách quản lý tài sản trong công ty sao cho hiệu quả cũng là một thách thức lớn đối với nhiều công ty. Vì tài sản cố định là tài sản có giá trị lớn, được sử dụng lâu dài, đồng hành với doanh nghiệp trong việc tạo ra lợi ích kinh tế lâu dài. Nên nếu cách quản lý tài sản trong công ty không phù hợp với nhu cầu sản xuất thì không thể đạt được hiệu quả kinh doanh mong muốn.
Để đầu tư đúng đắn vào TSCĐ, công ty cần cân nhắc về nguồn vốn công ty phải bỏ ra trước mắt và lợi ích thu được trong tương lai. Trước khi quyết định đầu tư vào TSCĐ (máy móc, cơ sở hạ tầng,…), doanh nghiệp cần tính toán một số chỉ tiêu cần thiết để xem xét tình hình thực tế sử dụng TSCĐ của công ty. Sau đó tiến hành phân tích nhu cầu cần thiết đối với từng loại TSCĐ phục vụ cho sản xuất của công ty. Tổng hợp lại tất cả các dữ liệu chính xác ở trên để lên kế hoạch đầu tư TSCĐ cho chuẩn xác.
Muốn quản lý hiệu quả TSCĐ thì bước đầu chính là cần theo dõi, nắm bắt sao sát các TSCĐ được mua vào công ty. Mỗi công ty nên có một phần mềm chuyên dụng để lưu trữ/ nhập liệu các tài sản cố định ngay từ khi TSCĐ được đưa vào hệ thống quản lý. Sử dụng các phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý và theo dõi sát sao các TSCĐ.
Ngoài việc nhập dữ liệu và theo dõi TSCĐ, mỗi TSCĐ cần có một tập hồ sơ đầy đủ và riêng biệt, bao gồm các loại giấy tờ:
Có đầy đủ các giấy tờ liên quan đến TSCĐ giúp người quản lý nắm bắt sao sát hơn trong tiến trình sử dụng và bảo dưỡng TSCĐ. Người quản lý có thể dễ dàng lên kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ định kỳ dựa trên các loại giấy tờ liên quan.
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, các TSCĐ cần được phân loại, đánh số và có cách quản lý riêng trong sổ theo dõi hoặc phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp. Để quản lý TSCĐ được sát sao, TSCĐ cần quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế cùng với giá trị trên sổ sách kế toán.
Các tài sản được xem là “ảo” ở đây có nghĩa là những tài sản cố định đã bị mất cắp hoặc hư hỏng, nhưng vẫn nằm trong danh sách TSCĐ. Việc để tồn tại các TSCĐ ảo gây sai lệch đến các số liệu, ảnh hưởng đến công tác quản lý tài sản cố định nói chung. Cách tốt nhất để tránh tồn tại tài sản cố định ảo, đó là giám sát chặt chẽ, kiểm kê để cập nhật trạng thái tài sản định kỳ. Công ty có nhiều tài sản cố định nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp, với các tài sản được quản lý theo phân loại, thẻ sản phẩm. Với cách thức quản lý bằng phần mềm, thời gian quản lý sẽ được rút gọn rất nhiều.
Với những doanh nghiệp lớn, kinh doanh đa ngành nghề hay hoạt động với quy mô lớn, số lượng và chủng loại TSCĐ thường rất lớn. Tuy nhiên việc quản lý thường chỉ nên tập trung chủ yếu vào các TSCĐ chiến lược, có giá trị lớn, mang lại lợi nhuận trên thực tế cho công ty.
Có rất nhiều cách quản lý tài sản trong công ty hiệu quả. Tùy theo mỗi loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động khác nhau để chọn lựa và áp dụng. Nếu khối lượng tài sản cố định đủ lớn, công ty hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp. Với những yêu cầu chặt chẽ khi sử dụng phần mềm, buộc các bộ phận phụ trách phải theo dõi tài sản chi tiết từ kí hiệu, nơi sản xuất, năm sử dụng, nguyên giá,…Nhờ vào đó chúng ta mới có được hệ thống quản lý tài sản khoa học và hiệu quả.
Tags: quản lý tài sản cố định tài sản cố định
